最新Gmail対応 メール整理の方法~アーカイブ、フィルタで自動振り分け



 

フリーメールの代名詞と言えよう【Gmail】。

今のご時世、スマホなどもキャリアメールを卒業してフリーメールで運用している人も少なくないはずだ。

フリーメールはスマホの機種変更や、パソコンならばOSの再インストール後などにも、ちょちょいと設定すればメール環境を復旧できることが強みだろう。

スマホ、PC等の環境を選ばず、メール機能を使用できることもメリットの一つ。

 

しかしながら、フリーメールは使いやすい反面、いろいろなところでメールアドレスを登録した結果、大量に広告メールやお知らせメールが送信され、メールの山になってしまっている人が多いのではなかろうか

”受信トレイ”しか用意していない方だと、その中から目当てのメールを探すのにも一苦労!

そうならないよう、お部屋だけでなくメール内も整理整頓しましょうね!という紹介を目的としたページであ~る。

特に、

  • アーカイブ
  • フィルタ

に着目して説明したい。

 



1 アーカイブ

(1)アーカイブとは

メール整理の操作として、

  • 削除
  • アーカイブ

が主に挙げられると思うが、その違いを説明するとアーカイブも理解し易いと思う。

 

Gmailに限った話ではないと思うが、「削除」したメールデータは基本的に”ごみ箱”へ移動される。

削除したばかりのメールについては、ごみ箱から元のメールフォルダに戻すこともできるが、一定期間が経過するとごみ箱からメールデータ削除されてしまい、復元することもできなくなってしまう。

 

翻って、「アーカイブ」は、受信トレイから当該メールデータが取り除かれるが、”すべてのメール”にはしっかり表示されるし、検索をかければメールを表示することが可能である。

全くメールの振り分け等をしていない人は、

「なぜ”受信トレイ”と”すべてのメール”、同じようなものがあるのか」

と思ったことがあるかもしれないが、アーカイブや後述のフィルタによって、受信トレイからメールが取り除いてしまうことがあるからなのである。”受信トレイ”と”すべてのメール”は別物ということ!

 

(2)アーカイブ方法

環境によってさまざまだ。しかし、非常に簡潔である。

・iOS

Gmail アプリを使用しているのならば、メールを横にスライドするだけ。

 

・Windowsメール

メールタイルの中にある、ごみ箱の左の箱マークを選択すると、アーカイブボタンが上部に表示されるので、それをクリックする。

 

2 フィルタ

(1)フィルタとは

メールを受信した際、メールのタイトルや相手のアドレスなどを条件に、当該メールをアーカイブしたり、ラベルを付けて関連メールを容易に表示できるようにする機能である。

例えば、相手のメールアドレスが” *@google.co.jp ”のものは、

  • 受信トレイをスキップ
  • ”ぐ~ぐる”という名前のラベルを付ける

という設定をしていたとする。

すると、@google.co.jp が含まれているメールアドレスのメールは、全て受信トレイに入ることなく、ぐ~ぐるというラベルを付与されたうえ、アーカイブされる。

また、ぐ~ぐるというメールフォルダを開くと、ぐ~ぐるとラベルの付いたメールをまとめて表示することもできる

といったことが可能になるのである。

↓ のようにラベルごとにメールを格納、表示できる

 

(2)フィルタ方法

基本的にブラウザでGoogleからGmailへアクセスし、その設定画面から行う。
大きな画面、PCから設定を行うのがおすすめ。


まず、Gmailの画面右上の設定マークをクリック、
出てくるリストから【設定】を選択


設定画面にて、【フィルタとブロック中のアドレス】をクリック
下部にある【新しいフィルタを作成】をさらにクリック


次に出てくる画面にて、様々な条件を指定してフィルタをかけることができる。
指定したら、【フィルタを作成】をクリック。
簡単に説明すると、

From 相手のメールアドレス
To 送り先のメールアドレス
件名 メールタイトル
含む メールタイトルや本文に指定の文字を含む場合
含まない 逆に含まない場合

*(アスタリスク)はワイルドカードとなる。
下画像では @マーク以下が”abcde.nomuinu.net”のメール全てにフィルタ処理をしますよ~ということになる。


次の画面では、フィルタに引っかかったメールにどのような処理をするかを設定する。
おすすめは【ラベルを付ける】【一致するスレッドにもフィルタを適用する】
これも簡単に説明すると、

受信トレイをスキップ メールは受信トレイに入らず、すぐアーカイブされる。下でラベルを付ければ、ラベル簡単に確認できる。
既読にする メールが最初から開封状態に
スターを付ける 付箋のようなもの。一時的な重要なメールに付けたりすると良い。付けすぎると意味をなさない。
ラベルを付ける おすすめ
フィルタにかかったメール全てに、好きなワードのラベルを付け、簡単に表示することができるようになる。
転送する 指定のアドレスへメールを転送
削除する メールはすぐに削除されてしまう
常に重要マークを付ける 重要マークはGmail独自の判断で付けられる仕組み。使わなくても良いと思う
適用するカテゴリ カテゴリを指定できる
一致するスレッドにも~ おすすめ
既に受信済みのメールも、フィルタを適用(ラベルを付けたり~)することができる。

フィルタが適用されると下画像のとおりになる。
フィルタのリストに指定した条件・処理が表示され、
左側の受信トレイの下部にラベルが追加される。

 

3 まとめ

”受信トレイ”というメールフォルダに一元的にメールを集めてしまうことは、重要なメールが埋もれて確認しづらくさせるだけでなく、いざという時に対象のメールを素早く発見する障害となり得る

Gmail を使っているならば、設定画面から条件を指定し、フィルタ処理を施すことで、メールにラベルを付けてアーカイブするといった処理を自動的に行うことができる。

ここで設定しておけば、WindowsメールでもiPhoneのメール画面でもフィルタ処理されたメール表示が可能となる。

お試しあれ!(*’▽’)


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